"Cẩm nang" vào Mỹ

Khi nói bang giao giữa Mỹ và VN càng phát triển thì càng có nhiều phái đoàn VN sang Mỹ để học tập, tìm kiếm đối tác, xúc tiến đầu tư…Để tạo hiệu quả cao cho những “chuyến đi xa” ấy, hành khách VN có rất nhiều điều đáng lưu tâm.

1. Giờ giấc và sức khỏe. Nước Mỹ cách VN 12 tiếng theo giờ New York và 9 tiếng theo giờ Cali nên khi đến Mỹ, mọi người sẽ bị buồn ngủ trong vòng 2-3 ngày mới trở lại nình thường. Vì thế khi đi họp và làm việc, nhiều vị trong đoàn dễ ngủ gục hay tỏ ra thiếu tập trung. Ngoài ra, còn yếu tố khí hậu làm cho nhiều vị bị cảm cúm. Thông thường, các đoàn VN nên đến Mỹ trước hai ngày để làm quen với giờ giấc và khí hậu.
 

2. Chụp hình. Tuyệt đối trong phòng họp không được để điện thoại hoạt động và càng không được nói chuyện điện thoại. Nếu cần thiết thì một vị trong đoàn giữ điện thoại đứng ngoài phòng họp. Trước khi họp và trong buổi họp không nên quay phim hay chụp hình. Sau buổi họp là thời gian để tặng quà lưu niệm, chụp hình, trò chuyện thân mật.

3. Danh thiếp. Danh thiếp là phương tiện ghi thông tin ngắn gọn, không phải liệt kê các chức danh, không nên ghi email Yahoo, Gmail, Hotmail trên danh thiếp. Danh thiếp chuyên nghiệp chỉ đơn thuần ghi tên cơ quan, email và các thông tin liên lạc khác thuộc cơ quan. Qua danh thiếp, người ta cũng đánh giá phần nào về hình ảnh của cơ quan.
 

4. Phong cách họp. Thông thường thời gian mỗi cuộc họp khoảng 30-60 phút. Trước khi cuộc họp diễn ra, đoàn VN nên gửi trước những nội dung cần họp tác. Thời gian của buổi họp ngắn nên chỉ trình bày gọn ghẽ và tập trung vào các vấn đề chính.

5. Reception (tiệc chiêu đãi). Reception không phải là buổi ăn tối hay ăn trưa. Reception là buổi ăn nhỏ, người tham dự lấy thức ăn và có thể đứng hoặc ngồi trên ghế để ăn. Cách tổ chức này là để mọi người trò chuyện thân mặt và làm quen với nhau (networking). Nhiều vị trong đoàn VN hiểu nhầm là người Mỹ tiếp đón hời hợt.
 

6. Ngôn ngữ và xã giao. Nhiều thành viên trong đoàn VN có vốn tiếng Anh hạn chế thành ra dễ cảm thấy bị lạc lõng và không muốn tiếp xúc với khách tại buổi họp hay raception. Người Mỹ rất tế nhị và hiếu khách, dù bạn nói thế nào thì họ vẫn cố gắng lắng nghe, và nếu họ không hiểu thì họ vẫn vui vẻ. Đoàn VN không nên e ngại về vấn đề ngôn ngữ, mình nói với tấm lòng chân thành và niềm nở thì người Mỹ sẽ chân thành đón nhận.

7. Hủy cuộc hẹn. Trước cuộc hẹn đoàn phải đảm bảo vấn đề đi lại và tinh thần tốt để có mặt đúng giờ. Nếu có sự cố nghiêm trọng đành phải hủy hẹn thì phải báo cho người Mỹ biết sớm, ít nhất là 24 tiếng đồng hồ, để người tổ chức kịp thời gửi thông báo đến khách tham dự.

8. Profile (bản tóm tắt). Trước khi đến cuộc họp, đoàn cần gửi profile của cơ quan và danh sách thành viên trong đoàn đến người tổ chức để các đối tác có thông tin. Người Mỹ luôn muốn biết khái quát về cơ quan và các thành viên trong đoàn mà họ sắp gặp gỡ, làm việc.

Amitour sưu tầm